Aujourd’hui, la gestion de nos données numériques est très importante. On se retrouve très vite avec beaucoup de fichiers, documents et autres médias qui peuvent être personnels ou professionnels. Dans les deux cas, il devient indispensable de disposer d’un système efficace pour les ranger et les retrouver aisément. C’est dans cette optique que Google Drive, le service de stockage en ligne de Google, s’est imposé comme l’un des outils incontournables pour gérer notre contenu numérique de manière intuitive et sécurisée.
Définissez un code couleur pour vos dossiers
Quand on a beaucoup de fichiers différents, il peut être bon de les classer par couleur pour y voir plus clair. Pour ce faire, vous pouvez tout simplement faire un clic droit sur le fichier dont vous voulez changer la couleur, puis appuyer sur “Organiser”, ainsi que sur la couleur souhaitée.
Vous avez le choix parmi 24 couleurs pour vous aider à organiser vos dossiers. Si vous travaillez avec google pour votre métier, il peut être bon d’attribuer un code couleur à chaque dossier client. De cette manière, vous pourrez rapidement rechercher dans votre Drive pour un certain fichier en filtrant les fichiers par couleur au lieu de chercher le nom du client.
Utilisez l’outil de recherche avancée
Google Drive propose une fonction de recherche basique, ainsi qu’une fonction de recherche avancée. C’est une fonction très utile si vous avez vraiment beaucoup de dossiers !
Pour faire une recherche avancée, cliquez sur la barre de recherche de Google Drive, puis cliquez sur “Recherche avancée”. Grâce à cet outil, vous serez en mesure de faire une recherche avec des filtres qui pourraient vous faire gagner beaucoup de temps.
Vous pouvez rechercher avec :
- Un type de fichier,
- Des mots contenus dans le fichier,
- Un nom pour le fichier,
- Une date de modification,
- Un propriétaire,
- Une personne avec qui vous avez partagé un fichier.
En somme, c’est un outil très pratique pour rechercher rapidement un fichier avec des informations plus ou moins précises.
Organisez vos dossiers de façon cohérente
Pour l’organisation de vos dossiers, tout dépend de vous, mais il faut quand même opter pour une organisation cohérente afin de vous y retrouver facilement. Par exemple, au lieu de créer un dossier pour chaque projet ou client avec qui vous travaillez, créez plutôt un dossier “Clients” et un dossier “Projets”.
À l’intérieur de ces mêmes dossiers, vous pouvez créer des sous-dossiers. Pour vous y retrouver plus facilement, pourquoi ne pas classer vos clients par année ? Si vous stockez vos cours dans votre Google Drive, par exemple, classez-les par année, puis par matière, puis par semestre, par exemple.
En organisant vos documents de cette manière, vous vous y retrouverez bien plus facilement.
Utilisez la barre latérale d’activité
Si vous souhaitez avoir plus de visibilité sur les actions que vous avez faites dans un dossier, vous pouvez tout simplement faire un clic droit sur le dossier souhaité, puis choisir “Informations sur le fichier”, et cliquer sur “Activité”. Vous vous retrouverez avec une barre latérale qui vous montrera toutes les actions effectuées par vous ou par d’autres utilisateurs dans le dossier sélectionné.
Accédez à vos dossiers importants rapidement
Google Drive dispose d’une option pour mettre un fichier en “favoris” ou “suivis”. Tout comme pour le code couleur, vous n’avez qu’à faire un clic droit sur le dossier de votre choix, mettre votre souris sur “Organiser”, puis appuyer sur “Ajouter aux favoris”.
C’est une bonne chose à faire pour des documents que vous devez ouvrir régulièrement. En fait, après les avoir marqués comme “favoris”, vous pouvez cliquer sur l’onglet “Suivis” marqué d’une étoile et y retrouver tous vos documents marqués comme favoris. Une solution très pratique si vous avez beaucoup de documents.
Passionnée de décoration, je partage ici mes trouvailles en toute simplicité.
