Que cela soit en mairie ou dans un conseil municipal, les réunions importantes doivent être enregistrées et tout le contenu doit être noté dans un compte rendu ou un procès-verbal. Ce document ne doit pas être rédigé n’importe comment. Pour qu’il soit officiel, il ne faut omettre aucune information et le rédiger d’une manière bien précise. Voici comment procéder.
Rédiger le compte rendu ou le faire rédiger ?
Pour commencer, sachez qu’il existe deux possibilités pour faire rédiger des synthèses. Il peut être fourni en le faisant rédiger par un employé attitré ou en externalisant la rédaction d’un compte rendu de conseil municipal par une entreprise externe. Cela peut être une personne indépendante par exemple.
Rédiger le compte rendu
Faire rédiger la synthèse par quelqu’un de sa mairie à des avantages puisque vous n’avez pas à payer la personne qu’elle connaît déjà les membres du conseil municipal. Toutefois, vous devez être certain que cette personne connaît toutes les informations qu’elle est censée noter dans son document. De plus, vous devez être certains que cette personne est attentive à la réunion et qu’elle est capable de prendre des notes en même temps pour les retranscrire ensuite dans un compte rendu au propre.
Externaliser la rédaction du compte rendu
Externaliser la rédaction du compte rendu n’a que des avantages. Certes, vous devrez payer un professionnel, mais il connaît tous les tenants et aboutissants d’une rédaction valide. Étant externe à l’entreprise, il apportera des infos de manière factuelle. Vous êtes certain qu’il ne donnera pas son avis par exemple et que les informations seront justes.
Lors de cette réunion, la personne extérieure à l’entreprise peut se joindre à vous via vos conférences ou venir directement sur le lieu de la réunion. De plus, en fonction de la formule que vous choisirez, les professionnels vous livrerons le compte rendu très rapidement. C’est plus simple pour eux que pour une secrétaire qui a d’autres tâches à réaliser dans la mairie.
Les informations à mentionner sur le compte rendu de conseil municipal
Dans un compte rendu, vous devez laisser apparaître plusieurs informations primordiales :
- La date, le lieu et l’heure de la séance
- Toutes les personnes conviées à la réunion (présentes, absentes et excusées)
- Le nom de la personne qui préside la séance
- Le nom de la personne qui rédige la synthèse
- Les dates de délibération
Le fond est beaucoup plus important que la forme. Un PV peut être rédigé sous la forme d’un tableau ou d’un document en texte classique. C’est la manière dont sont écrites les informations qui valident la synthèse. Aucune mention ne doit être mise, et toutes les délibérations qui étaient à l’ordre du jour doivent être mentionnées. En cas d’omission ou de propos mal retranscrits, le compte rendu peut ne pas être approuvé. À noter qu’il sera validé au prochain conseil.
Sachez qu’un PV de séance peut avoir un nombre de pages indéfini. Il n’est pas rare de voir des synthèses de plus de 15 pages. Une fois rédigée, le document doit être envoyé à toutes les personnes présentes lors des délibérations.
