Comment activer et utiliser Google Spaces ?

Comment activer et utiliser Google Spaces ?

Google Spaces est une plateforme innovante qui permet aux équipes de collaborer de manière plus efficace et intuitive. Conçue pour aider à organiser les conversations, partager les documents et suivre les tâches, Google Spaces peut transformer la façon dont votre équipe travaille ensemble.

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Cet article détaille les étapes pour activer et utiliser Google Spaces pour améliorer la productivité et l’efficacité de votre équipe.

Activation de Google Spaces : un début prometteur

L’activation de Google Spaces est le premier pas pour découvrir les fonctionnalités riches et intégrées de ce nouvel outil de collaboration. Voici comment l’activer :

  • Connectez-vous à votre compte Google Workspace.
  • Cliquez sur « Admin Console » et sélectionnez « Apps. »
  • Sélectionnez « Google Workspace » et recherchez « Spaces. »
  • Cliquez sur « Spaces » et activez le service.

Création d’un espace : votre lieu de collaboration

Une fois Google Spaces activé, le premier élément que vous allez vouloir créer est un espace. Un espace est un lieu de travail dédié où votre équipe peut partager des fichiers, des idées et des tâches. Voici comment créer un espace :

  • Accédez à Google Spaces.
  • Cliquez sur le bouton « + Nouvel espace. »
  • Donnez un nom à votre espace et ajoutez une description si vous le souhaitez.
  • Invitez des membres à rejoindre l’espace en entrant leurs adresses e-mail.

Partager des fichiers et des liens : une collaboration facilitée

Google Spaces facilite le partage de fichiers et de liens entre les membres de l’équipe. Tous les fichiers partagés sont stockés de manière organisée et peuvent être consultés à tout moment. Voici comment partager des fichiers et des liens :

  • Dans un espace, cliquez sur le bouton « +. »
  • Sélectionnez « Partager un lien » ou « Ajouter un fichier. »
  • Si vous partagez un lien, collez l’URL. Si vous ajoutez un fichier, naviguez jusqu’à son emplacement et sélectionnez-le.
  • Appuyez sur « Publier » pour partager le lien ou le fichier avec l’espace.
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Gestion des tâches : restez organisé

Google Spaces intègre une fonctionnalité de gestion des tâches pour vous aider à rester organisé. Vous pouvez créer, attribuer et suivre les tâches directement à partir de l’espace. Voici comment gérer les tâches :

  • Dans un espace, cliquez sur le bouton « +. »
  • Sélectionnez « Créer une tâche. »
  • Entrez les détails de la tâche, y compris l’échéance et l’assignation.
  • Cliquez sur « Ajouter » pour créer la tâche.

Utilisation de la recherche : retrouvez rapidement ce dont vous avez besoin

Avec toutes les conversations, les fichiers et les tâches partagées dans Google Spaces, il peut parfois être difficile de retrouver une information spécifique. Heureusement, Google Spaces dispose d’un puissant outil de recherche. Voici comment l’utiliser :

  • Dans un espace, cliquez sur l’icône de recherche en haut de l’écran.
  • Entrez les mots-clés de votre recherche.
  • Appuyez sur « Entrée » pour voir les résultats correspondants.

Configurer les notifications : restez à jour sans être débordé

Les notifications sont essentielles pour rester à jour sur les discussions et les tâches de votre équipe. Cependant, il est également important de gérer ces notifications pour éviter de se sentir débordé. Voici comment vous pouvez configurer les notifications dans Google Spaces :

  • Dans un espace, cliquez sur l’icône « Paramètres. »
  • Sélectionnez « Notifications. »
  • Choisissez vos préférences de notification, y compris les notifications pour les nouvelles tâches, les mentions et les réponses à vos messages.